Caso de cliente
Configuración de una aplicación de gestión administrativa conectada a un sitio web.
La Universidad Angevin del Tiempo Libre (UATL), una asociación cultural para el intercambio de conocimientos y un instituto de educación continua, eligió confiar en la experiencia de los equipos de OJC Software para modernizar sus soluciones digitales.
Dadas las funcionalidades muy limitadas de los sistemas existentes, se creó un comité informático dentro de la UATL para identificar necesidades y buscar un socio que ofreciera la integración de una herramienta informática adaptada.
Tener un sitio público conectado con una aplicación de gestión
Facilitar el procesamiento de membresías, solicitudes y pagos
Ofrecer un espacio de intercambio entre facilitadores y participantes
Tener un panel de control sobre actividades y miembros
El proyecto UATL tuvo que seguir un cronograma muy preciso impuesto por dos fechas límite importantes: la apertura de inscripciones y el inicio del año académico. Para cumplir con este requisito, OJC Software dividió el proyecto en 2 fases clave.
Durante la primera fase, OJC implementó las inscripciones en línea desde el sitio web, y al mismo tiempo, las pantallas de gestión correspondientes (definición y planificación de actividades, seguimiento de membresías y pagos). OJC también realizó la migración de los datos de actividades de los últimos 10 años. Esto permitió a UATL preparar el nuevo período de membresía a tiempo y en continuidad con los años anteriores, beneficiándose de las nuevas herramientas que facilitan esta operación.
La segunda fase estaba destinada a finalizar las inscripciones y preparar el inicio del año académico.
En el lado del intranet, se implementó un sistema de calificación de los deseos de los futuros miembros, permitiendo la asignación automática o manual de las plazas disponibles. En el lado del sitio público, se añadió un área de miembros, presentando las asignaciones finales y brindando la posibilidad de intercambiar mensajes y documentos.
Finalmente, se pusieron a disposición de los administradores de UATL tableros de control, permitiéndoles verificar el correcto funcionamiento de todo el sistema antes del inicio del año académico.
Optimización de la productividad y organización del tiempo de trabajo
Mejor seguimiento de las membresías y pagos realizados
Fiabilidad y accesibilidad de los datos (herramientas integradas de búsqueda y extracción)